Project beheren 4

In deze instructie staat de projectenmodule in een notendop uitgelegd. Hiervoor is een geopend project nodig.
Het Fuse informatiesysteem bevat een geïntegreerd documentbeheersysteem. Op diverse plaatsen in het informatiesysteem kunnen documenten aangemaakt en geregistreerd worden.
Om nieuwe documenten aan te maken kan er gebruikt gemaakt worden van een wizard. Op basis van deze wizard kan de gewenste sjabloon en kunnen de gewenste gegevens geselecteerd worden. Het document wordt eveneens automatisch geregistreerd. Documentnamen worden automatisch gegenereerd. Een groot voordeel van deze module is dat de gegevens die al in het informatiesysteem aanwezig zijn, niet opnieuw in de aangemaakte documenten ingevoerd hoeven te worden. Per document kan een documentcategorie aangegeven worden.

1. Aanmaken van een nieuw document:

   1. Kies nieuw document. Een wizard opent.
   2. Kies de juiste documentsoort en sjabloon.
   3. Doorloop de wizard om de juiste informatie in te vullen.
   4. Kies Voltooien. Fuse maakt het document aan. Deze wordt automatisch opgeslagen bij het project onder Documenten. Tegelijkertijd opent het Word document ter controle.

2. Documenten toevoegen uit e-mail:

   1. Voor deze functie is de Fuse Outlook AddIn nodig.
   2. Open het bericht in Outlook.
   3. Kies E-mail Registreren in het Start menu of Fuse menu.
   4. Een pop-upscherm opent.
   5. Hierin staan eerst algemene gegevens over het e-mailbericht. Aan de rechterkant staan nog enkele opties voor de registratie.
   6. In het midden staat een zoekscherm van gerelateerde projecten (a.d.h.v. contactpersoon en e-mailadres), contactpersonen en organisatie.
   7. Het is mogelijk om via de knop Nieuwe contactpersoon een nieuw contactpersoon aan te maken. Zie hiervoor de instructie Contactpersoon toevoegen.
   8. Onderin het scherm staan de te koppelen gegevens aan het e-mailbericht: contactpersoon en de bijlagen.
   9. Kies de juiste gegevens.
   10. Kies Registreren om het e-mailbericht bij het project en de contactpersoon te registreren.
   11. In Outlook wordt deze e-mail gecategoriseerd met de categorie Geregistreerd in Fuse.
   12. Via Fuse is het mogelijk om het bericht te beantwoorden. Open hiervoor het geregistreerde e-mailbericht.
   13. Via projecten of contactpersonen onder Correspondentie.
   14. Kies Beantwoorden, Doorsturen of Allen beantwoorden.
   15. Het bericht opent in Outlook.
   16. Uitgaande berichten kunnen ook geregistreerd worden. Maak hiervoor gebruik van de knop Registreren en Verzenden in Outlook. Het registratiescherm wordt nu geopend.
   17. Klik na het invullen van de gegevens op Registreren. Het bericht wordt geregistreerd en verzonden.

3. Om documenten toe te voegen vanaf de computer:

   1. Open Verkenner.
   2. Sleep het betreffende document naar Fuse.
   3. Voeg de categorie van het document toe.
   4. Vul eventueel andere velden in.
   5. Klik op OK.
   6. Het document is nu toegevoegd.

4. Deze documenten zijn te bewerken, te delen en te downloaden door met de rechtermuisknop op het document te klikken.

   1. Document kopiëren: Deze functie kopieert het document naar het klembord van Windows. Door middel van de plak-functie kan het document in een andere map geplakt worden.
   2. Document kopiëren naar e-mail: Met deze functie wordt er een leeg e-mailbericht samengesteld met als bijlage het geselecteerde document.
   3. Document locatie kopiëren: Deze functie kopieert de locatie van het bestand naar het klembord van Windows. Door middel van de plakfunctie in de path-regel kan de locatie opgezocht worden in Verkenner.
   4. Maak een zip-bestand: Hiermee is het mogelijk om meerdere bestanden samen te voegen in een zip-bestand.
   5. Openen met .. : Door middel van deze functie kan een ander Windows-programma dan standaard gekozen worden om het bestand te openen. Dit kan handig zijn om bijvoorbeeld een bestand te openen in Notepad.
   6. Bericht versturen naar collega: Door middel van deze functie is het mogelijk om een collega op de hoogte te stellen van een document. De berichtenfunctie wordt dan gestart en de collega krijgt via het berichtenvenster van Fuse een bericht. Door op het bericht te klikken wordt het document rechtstreeks geopend. In geval van een PDF wordt gevraagd of het document in de PDF Tool geopend moet worden.
   7. Maak PDF van dit document: Zodra de Fuse PDF printer is geïnstalleerd is het mogelijk om rechtstreeks vanuit Fuse een PDF document te genereren. Hiermee is het bijvoorbeeld mogelijk om van een Word document een PDF te genereren die direct in Fuse geplaatst wordt.
   8. Bekijken gekoppelde correspondentie: Deze functie achterhaalt aan welke correspondentie dit document is gekoppeld.
   9. Alleen-lezen Aan/Uit: Door middel van deze functie kunnen bestanden op alleen-lezen gezet worden. De bestanden kunnen dan niet bewerkt worden. Ze kunnen nog echter wel verwijderd worden. Om te voorkomen dat bestanden verwijderd worden is het nodig de bestanden te archiveren.
   10. Publiceren via e-mail: Dit is een automatische email opgesteld vanuit Fuse met een link naar het document in Front Office. Deze e-mail is aan te passen.
   11. Publiceren via Front Office: Dit is een automatische email opgesteld vanuit Fuse met een link naar het document in Front Office.
   12. Omschrijving wijzigen: De omschrijving van het document kan rechtstreeks in de documentverkenner gewijzigd worden.
   13. Opdrachtregel wijzigen: Hier is het mogelijk om het document aan een andere opdrachtregel te koppelen.
   14. Document categorie wijzigen: Met behulp van deze functie kan één of kunnen meerdere documenten in één keer van documentcategorie gewijzigd worden.
   15. Verwijderen: Deze functie verwijdert de geselecteerde documenten. Per document wordt er een bevestiging gevraagd.
   16. Kenmerk wijzigen: Naast documentcategorieën is het eveneens mogelijk om één of meerdere kenmerken aan een document toe te kennen. Standaard wordt bij het aanmaken van een document al gevraagd om een deelproject te selecteren. De omschrijving van het deelproject wordt als kenmerk gebruikt voor het document. Integrale projecten met veel documenten zijn op deze wijze snel te filteren. Er kunnen meerdere kenmerken aan een document gegeven worden.
   17. Documentstatus wijzigen: Hier is het mogelijk om de status van het document te wijzigen.
   18. Deze documenten archiveren: Door het archiveren van documenten is het niet meer mogelijk om deze aan te passen en te verwijderen.
   19. Documentnaam wijzigen: De naam van het document kan rechtstreeks in de documentverkenner gewijzigd worden.
   20. Nieuw document: Zie hiervoor Aanmaken van een nieuw document.
   21. Document velden bijwerken: Velden in Word documenten kunnen door middel van deze functie opnieuw gevuld worden met gegevens vanuit Fuse. Hierdoor is het niet nodig om een document opnieuw aan te maken. Een bestaand document kan gekopieerd worden waarna de velden gewijzigd kunnen worden.

Rapport samenstellen

Het samenstellen van rapporten biedt de mogelijkheid om aangepaste configuraties te maken, waarmee verschillende secties, zoals Word-documenten, PDF's, rapporten en tussenbladen, kunnen worden aangemaakt. Volg de onderstaande stappen om een rapport samen te stellen:

1. Begin door met de rechtermuisknop op een document te klikken. In het contextmenu selecteer je 'Rapport samenstellen'.

1. Aanmaken van een Configuratie

   1. Klik op het configuratie-icoontje, waarna een scherm verschijnt voor het aanmaken en wijzigen van de configuratie.
   2. Klik op het plus-icoontje om een nieuwe configuratie toe te voegen.
   3. Vul de titel en de omschrijving (niet verplicht) in.
   4. Kies een categorie, waarin het samengestelde rapport moet komen te staan.
   5. Geef de naam van het bestand op (Prefix).
   6. Klik op het onderste plus-icoontje om een nieuwe sectie toe te voegen.
   7. Kies het soort document voor de sectie:
      1. Rapport
      2. Word-document
      3. PDF
      4. Tussenblad
   8. Vul de titel in en voeg indien nodig een filter toe op basis van naam of kenmerk.
   9. Er is ook een optie om briefpapier toe te voegen:
      1. Klik op het vinkje 'Briefpapier'.
      2. Selecteer welk briefpapier er moet worden toegevoegd.
   10. Als de optie 'Word-document' of 'PDF' is geselecteerd, komt er een optie 'Filteren op categorie'. Als deze optie is aangevinkt, worden de documenten in de categorie die gefilterd is, alleen zichtbaar.
   11. Voor de optie 'Tussenblad':
       1. Kies eerst het rapport.
       2. Als het rapport parameters bevat, selecteer dan een van de parameters.
       3. Voer de waarde in die in het rapport moet worden opgenomen.
   12. Herhaal indien nodig deze stappen om extra secties toe te voegen aan de configuratie.
   13. Klik op "Opslaan" om de configuratie te voltooien.

2. Voorbeeld van een configuratie.

   1. Selecteer de documenten die samengesteld moeten worden
   2. Klik op "Genereer Rapport" om het samengestelde rapport te maken.
   3. Selecteer de documenteigenschappen en druk op "OK" om het samengestelde rapport in de documenten tab te plakken.

Rapporten

Binnen Fuse wordt regelmatig gebruik gemaakt van rapportages. Sommige zijn te vinden onder Start → Rapporten. Anderen zijn projectspecifiek en zijn te vinden onder Project details → Rapporten. Klik op het gewenste rapport. Vul indien nodig de juiste parameters in om het rapport te genereren.

Afdrukkwaliteit PDF export

Bij rapporten kan de kwaliteit van de afbeeldingen ingesteld worden die gebruikt wordt bij exporteren naar PDF. Voorheen werd bij het exporteren de vraag gesteld. Nu kan het ingesteld worden en wordt de vraag niet meer gesteld.