Declarabiliteit en Productiviteit

Info

Declarabiliteit en productiviteit zijn belangrijk voor je bedrijfsvoering. Het kan voorkomen dat je wel eens een dag hebt waarin je het gevoel hebt dat je keihard werkt maar je toch niet vooruit komt. De uren die je maakt kun je niet afrekenen naar de klant. Natuurlijk wil je de uren die je maakt graag factureren of in je targets zien dat je harde werk wordt beloond. Je hebt hier te maken met twee verschillende dingen, declarabiliteit en productiviteit. Hieronder leggen we uit wat de verschillend zijn en hoe je een en ander kunt uitrekenen.

Definitie productieve uren

De productiviteit van je medewerkers is het aantal uren dat is gewerkt voor de opdrachtgever, in relatie tot de contracturen. Stel, je werkt 36 uur per week. Hiervan is 29 uur besteed aan een opdracht. De overige uren zijn uitgegaan aan overleg, reistijd en mailtjes beantwoorden. Je productiviteit is dan 29/36*100 = 80 procent.

Het berekenen van productieve uren

Hoe productief moeten medewerkers zijn? De norm voor productiviteit verschilt per branche en per bedrijf. Daarom is het goed om per medewerker (of functie) een norm voor de productiviteit te bepalen. Hoe doe je dit?

Berekenen de contracturen per jaar en haal de verlof- en feestdagen hiervan af.
Bereken de tijd voor interne overleggen, studie, reistijd, etc. en haal deze uren er ook af.
Nu heb je de norm-uren die een medewerker moet maken voor klanten.
Per medewerker (of functie) bepaal je het gemiddelde verkoop uurtarief. Vermenigvuldig dit tarief met de normuren. Nu heb je de begrote opbrengst per medewerker. Deze opbrengst gebruik je voor je begrotingen.
Naast de begrote opbrengst per medewerker, kun je nu ook de begrote productiviteit berekenen in een percentage: productieve uren / norm-uren.

In Fuse heb je de mogelijkheid om uursoorten niet mee te laten tellen in de productieve uren. dit kan in de stamtabel met uursoorten worden aangevinkt ‘Telt niet mee in productieve uren’.

Declarabele uren

In bedrijven worden de werkuren meestal onderverdeeld in declarabele uren en niet-declarabele uren. De declarabele uren zijn alle uren die je maakt waarin je werkzaamheden verricht die je direct kunt doorberekenen aan je klant. Op een factuur aan een klant vind je dan ook alleen de declarabele uren terug. Het aantal declarabele uren zijn de uren waarin je werkt verricht die direct met de klant te maken hebben. Hier vallen geen uren onder die worden besteed aan bijvoorbeeld meetings, administratie of sales werkzaamheden. Dit noemen we de niet-declarabele uren. In Fuse wordt het onderscheidt gemaakt op basis van de uursoorten. Je hebt directe (declarabele) en indirecte (niet declarabele) uursoorten.

Het verschil

Productiviteit is het aantal uren die je hebt gewerkt in vergelijking met je contracturen. Als je in je werkweek van 40 uur 32 uur voor klanten werkt en de rest van de uren besteedt aan interne werkzaamheden, dan heb je een productiviteit van 80%.

Je declarabiliteit is het aantal uren van je productieve uren die je aan de klant kan doorberekenen. Elk bedrijf heeft een eigen percentage qua declarabiliteit waar naar gestreefd wordt; in de meeste bedrijven is dit ca. 70%. Omdat elk bedrijf kosten heeft, is het belangrijk dat de meeste gewerkte uren ook geld opleveren. Bij een declarabiliteit van minder dan 50% wordt een onderneming als verlieslatend gezien.

Hoe berekenen we declarabiliteit en productiviteit

Je berekent de declarabiliteit van een medewerker door de declarabele uren te delen door de productieve uren. Als je je declarabiliteit en productiviteit wilt berekenen, is het belangrijk dat je inzicht hebt in je gewerkte uren en werkzaamheden. Dit doe je door je uren duidelijk te registreren.

Als medewerker is het mogelijk om enorm productief te zijn, maar weinig declarabel. Als je bijvoorbeeld over het afgesproken budget van een klant gaat omdat er meer uren worden gemaakt, dan kunnen deze extra uren vaak niet worden gefactureerd. Dat betekent dat niet al je productieve uren in rekening gebracht kunnen worden en je declarabiliteit dus minder wordt. Het is dus belangrijk om een goed inzicht te hebben in zaken als gemaakte uren, tarieven, kosten en beschikbare budget.